Sözleşme Yönetimi Daire Başkanlığının görevleri:

a) Avrupa Birliği Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı kapsamında Aksiyon Dokumanı/Operasyon Tanımlama Belgesi onaylanan operasyonların hizmet ve/veya mal alımı bileşenlerinin ihale dosyalarını Avrupa Birliği Dış Yardım Sözleşme Usulleri Uygulama Kılavuzu (PRAG) kurallarına göre hazırlamak,

b) Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı kapsamında ihale dosyaları onaylanan hizmet ve/veya mal alımı ihalelerinin yayım, teklif toplama, kayıt altına alma ve değerlendirme süreçlerini PRAG kurallarına göre yönetmek/tamamlamak,

c) Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı kapsamında ihale süreci tamamlanan ihalelerin sözleşmelerini PRAG kurallarına göre hazırlamak,

ç)   “İhale Planı”, “İhale Kontrol Planı” ve “Eylem Planı” belgelerinin hazırlanmasında ilgili Birimlerle birlikte çalışmak,

d) Aksiyon Dokumanı/Operasyon Tanımlama Belgesi onaylanan ve hibe bileşeni içeren operasyonlar için Hibe Programları (Teklif Çağrıları) oluşturmak ve bu programlar kapsamında hibe rehberlerini PRAG kurallarına göre hazırlamak,

e) Aksiyon Dokümanı/Operasyon Tanımlama Belgesi kabul edilen ve doğrudan hibe ve bireysel hibe bileşeni içeren operasyonların müzakerelerini yürütmek, sözleşmelerini PRAG kurallarına göre hazırlamak,

f) Katılım Öncesi Mali Yardım Aracı III kapsamında doğrudan hibelerin tasarım ve hazırlık süreçlerine destek sağlamak,

g) Onaylanan rehberler uyarınca hibe programlarının yayım, teklif toplama, kayıt altına alma ve değerlendirme süreçlerini PRAG kurallarına göre yönetmek/tamamlamak,

ğ)   Değerlendirme süreci tamamlanıp onaylanmış hibe programlarının sözleşmelerini PRAG kurallarına göre hazırlamak,

h) (a), (b), (c), (d), (e), (f), (g) ve (ğ) bentlerindeki süreçlerin tamamında ve ilgili iç kontrol süreci ile Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu onay süreçlerini/yazışmalarını yönetmek,

ı)   Operasyon Tanımlama Belgesi kabul edilen operasyonlarla, sözleşmesi imzalanan ve ihale süreci sonunda kendisine devredilen projelerin sözleşmelere ve PRAG kurallarına uygun biçimde yürütülmesini temin etmek,

i) Projelerin yürütülmesi aşamasında Mali Yönetimden Sorumlu Ara Kurumun sözleşmeden kaynaklı onay ve değişiklikler dâhil tüm yetki ve sorumluluklarının Yönetim Otoritesi ve Mali Yönetimden Sorumlu Ara Kurum adına uygun biçimde kullanılmasını ve yürütülmesini sağlamak,

j) Proje faaliyetlerinin sözleşmeye uygun biçimde yerine getirildiğini ispat maksadıyla faydalanıcılar ve/veya yükleniciler tarafından iletilen raporlara/belgelere yönelik masa başında ve/veya sahada teknik doğrulama faaliyetleri gerçekleştirmek,

k) Projelerdeki faaliyetlerin uygulanması, çıktıların elde edilmesi ve sonuçlara ulaşılması konusunda faydalanıcıların ve yüklenicilerin sözleşmesel sorumluluklarını yerine getirmelerini sağlamak amacıyla destekleyici faaliyetlerde bulunmak ve masa başı ve/veya sahada izleme faaliyetleri yürütmek,

l) Proje uygulamalarından sonra proje düzeyinde değerlendirmek ve öngörülmesi halinde etki analizi faaliyetleri yürütmek,

m) Bütçe görüşmeleri başlamadan önce gerekli eş finansman miktarlarını yıllık bütçelerinde göstermelerini sağlamak amacıyla proje faydalanıcısı kurum ve kuruluşlara resmi bildirim yapmak ve Ulusal Fondan fon talep etmek,

n) Yükleniciler ve proje faydalanıcısı kurum ve kuruluşlardan alınan ödeme talepleri ve mali raporları incelemek, mali doğrulama işlemlerini yaparak ödeme emri belgesini ya da geri ödeme notunu hazırlamak, yüklenicilere ve faydalanıcılara bilgilendirme yazısını göndermek,

o) Fonların kullanılabilirliğini sağlamak için operasyon/proje temelli olarak aylık mali raporları, yıllık mali raporları, fon talebi raporlarını, muhtemel ödemeler tablosunu, ödeme tahmini tablosunu, harcama beyannamelerini hazırlamak ve Ulusal Fona sunmak, yapılan ödemelerin ve aktarılan fonların takibini yapmak,

ö)   Günlük işlemlerin muhasebe kaydını tutmak, her ay bitiminde defteri kebir, mizan ve detaylı mizan hazırlamak, çeyreklik dönemlerde ise aylık hazırlanan dokümanlara ek olarak bilanço, mutabakat tablosu ve nakit akış tablosu hazırlamak,

p) Yönetim Otoritesi ve Mali Yönetimden Sorumlu Ara Kurumun Bilgi İşlem altyapısını (sistem, sunucu, donanım, yazılım, ağ, ağ güvenliği, e-posta hesapları) geliştirmek, bakımını sağlamak, çalışır ve güncel tutmak,

r) Yönetim Otoritesi ve Mali Yönetimden Sorumlu Ara Kurumun Bilgi İşlem altyapısı ile ilgili problemleri gidermek,

s) MIS (İzleme Bilgi Sistemi) ve PROJEMATİK (Hibe İzleme Bilgi Sistemi) yazılımlarının hata giderme, bakım ve güncelleştirmelerini yapmak ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi yönetici işlemlerini gerçekleştirmek,

ş)   Yönetim Otoritesi ve Mali Yönetimden Sorumlu Ara Kurum için kullanıcı politikalarını oluşturmak, güncel tutmak ve Mali Yönetimden Sorumlu Ara Kurum çalışanlarını bilgilendirmek,

t) Yönetim Otoritesi ve Mali Yönetimden Sorumlu Ara Kurum için yedekleme prosedür ve politikalarını oluşturmak, güncel tutmak ve uygulamak,

u) Yönetim Otoritesi ve Mali Yönetimden Sorumlu Ara Kurum personeline günlük yaşanılan problemler karşısında destek vermek,

ü)  Yönetim Otoritesi ve Mali Yönetimden Sorumlu Ara Kurum için internet sitesi bakım, yedekleme ve güncelleştirmelerini yapmak,

v) Yönetim Otoritesi ve Mali Yönetimden Sorumlu Ara Kurum için bilgi ve iletişim güvenliği kapsamında gerekli standartlara uyum sağlamak amacıyla gereksinimleri yerine getirmek ve güncelleştirmelerini yapmak, bu kapsama ilişkin dokümanları güncel tutmak,

y) Operasyon Tanımlama Belgesi/Aksiyon Dokümanı, Operasyon Teklif Çağrısı, hizmet ve mal alımı ile hibe sözleşmeleri ihale ve sözleşme dosyaları ve uygulama süreci devam eden hizmet alımı ile hibe sözleşmeleri zeyilname dosyalarının kontrolünü sağlamak,

z) Hazırlanan belgelerde yeknesaklığının sağlanması için ilgili alt birimlere geri dönüş sağlamak,

aa) Hizmet ve mal alımı ihaleleri ile hibe çağrıları değerlendirme sürecine gözlemci sıfatı ile katılım sağlamak,

bb) Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonunun ön onayına sunulan belgeler ile ilgili olarak İtiraz Tablosu hazırlamak ve Ulusal Yetkilendirme Görevlisi Destek Ofisi’ne iletmek,

cc) Uygulama Rehberinin uygulanması ile ilgili olarak İstisna taleplerini kayıt altına almak ve Ulusal Yetkilendirme Görevlisi Destek Ofisi’ne iletmek,

çç)     Genel Müdürlük Makamınca verilecek diğer görevleri yürütmek.